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Assistenz des Gesellschafters (m/w/d) – Family Office & Immobilien

  • Berufserfahrung
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung

Tridens Grundstücks-GmbH & Co. KG

Die Tridens Grundstücks-GmbH & Co. KG ist ein Wohnungsunternehmen mit Immobilien im eigenen Bestand. Als Dienstleistungen gehören die Betreuung, Verwaltung, Vermittlung und Vermietung von Wohnungsbauten und gewerblichen Immobilien, sowie jede hiermit im Zusammenhang stehende Tätigkeit zum Portfolio. Weiterhin erbringen wir Serviceleistungen für die Inhaberfamilie.

Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Verantwortungsbewusstsein in einem Job einbringen? Sie schätzen die abwechslungsreichen und vielseitigen Tätigkeiten eines Family Offices und fühlen sich in einem anspruchsvollen, individuellen Umfeld zu Hause? Wenn Professionalität, Seriosität und ein hohes Maß an Engagement zu Ihren Stärken zählen, dann sind Sie bei uns genau richtig!

Zur Unterstützung unseres Gesellschafters suchen wir eine Persönliche Assistenz im Family Office (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche), die mit Weitblick, Tatkraft und Fingerspitzengefühl den reibungslosen Ablauf seines beruflichen und privaten Alltags sicherstellt. Freuen Sie sich auf eine spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Umfeld!

DAS SIND IHRE AUFGABEN

  • Administrative und organisatorische Aufgaben:
    • Kalender- und Terminmanagement: Nachverfolgung offener Vorgänge und Fristen
    • Korrespondenz-Management: Bearbeitung und Verfassung von E-Mails, Briefen und Telefonanrufen sowie die Priorisierung
    • Dokumentenmanagement: Verwaltung, Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente (z. B. Verträge, Steuerunterlagen, Immobilienunterlagen).
    • Beziehungsmanagement: Aufbau und Pflege von Beziehungen zu internen Ansprechpartnern und externen Geschäftspartnern, Dienstleistern und Institutionen.
  • Persönliche Unterstützung:
    • Organisation von persönlichen Aufgaben, wie Arztterminen, Geschenken oder Behördengängen.
    • Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und Wahrung der Privatsphäre des Gesellschafters und der Familie.
  • Reiseplanung und Eventmanagement
    • Reiseorganisation: Planung und Buchung von Reisen, einschließlich Flügen, Hotels, Transfers und Restaurants.
    • Eventkoordination: Organisation von privaten und geschäftlichen Veranstaltungen, wie Familienfeiern, Charity-Events oder Meetings.
  • Finanzverwaltung (unterstützend)
    • Rechnungsmanagement: Prüfung und Verwaltung von Rechnungen, Überweisungen und Budgetplanung im Alltag des Gesellschafters.
    • Kostenkontrolle: Überwachung von Ausgaben 
  • Immobilien- und Haushaltsmanagement
    • Immobilienverwaltung: Unterstützung bei der Organisation von Wartungsarbeiten, Renovierungen oder der Verwaltung von Mietobjekten.
    • Bestellungen: Organisation von Bestellungen Büro und Haushalt oder besondere Anlässe.
  • Projektmanagement
    • Unterstützung bei speziellen Projekten des Gesellschafters, wie Wohltätigkeitsinitiativen
    • Unterstützung bei Projekten rund um den Immobilienbestand

DAS BRINGEN SIE MIT

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung gerne mit Weiterbildung im Assistenz-/Office-Bereich
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Umfeld Family Office, Geschäftsführungsassistenz oder gehobene Privatwirtschaft
  • Hohe Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Vertraulichkeit
  • Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
  • Selbstbewusstsein und Eigenmotivation
  • Freundliches, professionelles und gepflegtes Auftreten
  • Bereitschaft, auch über die normale Arbeitszeit hinaus erreichbar zu sein
  • Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
  • PKW-Führerschein
  • Von Vorteil, aber keine Voraussetzung:
    • Erfahrung in der Immobilienbranche (Wohngebäude)
    • Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung 
    • Zahlenaffinität und kaufmännisches Verständnis

DAS BIETEN WIR IHNEN AN

  • Unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Abwechslungsreicher und selbständiger Aufgabenbereich
  • Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
  • Moderne Arbeitsmittel (Laptop und Smartphone)
  • 6 Wochen Urlaub
  • Vergünstigungen über Kooperationspartnerschaften
  • Zuschuss zum Deutschlandticket
  • Jobrad-Leasing
  • gute Verkehrsanbindung
  • Kristin Karck
  • Recruiting